JURNAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 (ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM) ::

PENGERTIAN

BAB I Sistem Informasi : Perspektif Akuntan

Informasi mengalir dalam dua arah dalam perusahaan: secara horizontal dan vertikal. Arus horizontal mendukung berbagai pekerjaan tingkat operasionaldengan informasi sangat terperinci mengenai berbagai transaksi bisnisyang mempengaruhi perusahaan. Arus vertikal mendistribusikan informasiringkas mengenai berbagai aktivitasoperasional dan lainnya ke para manajer di semua tingkat. Arus ketiga yang ditunjukkan dalm figur 1-1 mewakili interaksi antara perusahaan dengan pengguna dalam lingkungan eksternal. Para pengguna eksternal dibagi dalam dua kelompok: mitra dagang (tracing partner) dan pemegang kepentingan (stakeholder).

APA YANG DIMAKSUD SISTEM ?

Bagi banyak orang istilah sistem (system) memunculkan gambaran mental mengenai berbagai komputer dan pemograman.

BERBAGAI ELEMEN SISTEM

Dari mana pun asalnya, semua sistem memiliki beberapa elemen yang sama. Definisi berikut ini menjelaskan bahwa :

·         Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan sama.

·         Definisi umum ini akan dianalisis lebih lanjut dalam bagian berikut untuk mendapatkan pemahaman mengenai bagaimana definisi diaplikasikan dalam perusahaan  dan sistem informasi.

1.      Banyak komponen. Sebuah sistem harus berisi lebih dari satu bagian. Contohnya, sebuah yoyo yang dibuat dari kayu dan diselipkan sebuah tali adalah sebuah sistem, tanpa tali tersebut yoyo itu bukanlah suatu sistem.

2.      Berhubungan. Tujuan umum dari suatu sistem adalah menghubungkan berbagai bagian dari sistem tersebut. Meskipun tiap bagian berfungsi secara independen dari yang lainnya, semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama. Jika komponen tertentu tidak memberikan kontribusinya pada tujuan bersama, maka komponen tersebut bukanlah bagian dari sistem tersebut. Contohnya, sepasang sepatu ice-skating dan jaring permainan voli adalah komponen. Akan tetapi, keduanya tidak memiliki tujuan bersama dan karenanya tidak membentuk sistem.

3.      Sistem versus subsistem. Perbedaan antara istilah sistem dan subsistem adalah dari segi perspektif. Dalam buku ini, kedua istilah tersebut dapat saling menggantikan. Sistem disebut subsistem ketika dipandang hubungannya dengan sistem yang lebih besar dimana sistem tersebut hanya menjadi bagian dari sistem yang lebih besar. Sama halnya, subsistem disebut sistem ketika menjadi fokus perhatian.

4.      Tujuan. Sistem harus mengarah ke satu atau beberapa tujuan. Apakah suatu sistem dapat memberikan ukuran waktu, daya listrik, atau informasi , sistem tersebut tetap harus mengarah ke suatu tujuan, maka sistem tersebut harus diganti.

5.      Dekomposisi sistem. Dekomposisi adalah proses membagi sistemmenjadi berbagai bagian sistem yang lebih kecil. Ini adalah cara yang paling baik untuk menyajikan, melihat, dan memahami berbagi hubungan antara subsistem. Dengan mendekomposisi subsistem, maka dapat disajikan sistem secara keseluruhan sebagai sebuah hierarki, dan melihat berbagi hubungan antara subsistem serta subsistem yang lebih tinggi tingkatnya.

6.      Interdependensi subsistem. Kemampuan sistem untuk mencapai tujuannya bergantung pada efektivitas fungsinya dan interaksi yang harmonis antara subsistemnya. Jika sebuah subsistemyang sangat penting rusak dan tidak dapat lagi memenuhi tujuan tertentunya, keseluruhan akan gagal memenuhi tujuannya. Contohnya, jika pompa bahan bakar (subsistem yang sangat penting bagi sisten bahan bakar) rusak, maka sistem bahan bakar akan gagal memenuhi tujuannya.

KERANGKA KERJA UNTUK SISTEM INFORMASI

Sistem informasi (information sistem) adalah rangkaian prosedur formal diman data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.

Menunjukkan system informasi sebuah perusahaan manufaktur yang didekomposisikan menjadi berbagai subsistem dasar. Perhatikan bahwa dua kelas system umum timbul dari dekomposisi tersebut: system informasi akuntasi (SIA) dan system informasi manajemen (SIM). Kerangka kerja ini akan digunakan untuk mengidentifikasi bidang SIA dan untuk membedakannya dari SIM. Harus ditekankan bahwa figure 1-3 adalh tampilan konseptual. System informasi fisiknya tidak akan diatur menjadi berbagai bagian yang begitu jelasnya. Sering kali, aplikasi SIM dan SIA diintegrasikan agar dapat mencapai   efisiensi operasional.

            Perbedaan antara subsistem SIA dengan SIM berpusat pada konsep transaksi. System informasi menerima input, yang disebut transakso, yang akan dikonversikan melalui berbagai proses menjadi informasi output, yang akan diberikan ke pengguna. Transaksi terbagi menjadi dua jenis: transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan. Sebelum membahas perbedaan ini, pertama-tama akan didefinisikan secara umum mengenai transaksi :

Transaksi (transaction) adalah kegiatan yang memengaruhi atau merupakan kepentingan dari perusahaanserta diproses oleh system informasinya sebagai unit pekerjaan.

Transaksi keuangan (financial transaction) adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan perubahan ekuitas perusahaan, dan yang dicerminkan dalam berbgai akun, serta diukur dalam berbagai ukuran keuangan.

Transaksi nonkeuangan (nonfinancial transaction) meliputi semua kegiatan yang diproses oleh perusahaan melalui system informasi yang tidak memenuhi definisi khusus dari transaksi keuangan. Contohnya, menambahkan pemasok baru, bahan baku ke daftar para pemasok valid adalah kegiatan yang dapat diproses oleh sisteminformasi perusahaan sebagai sebuah transaksi.

Transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan sangat dekat sekali kaitannya dan sering kali diproses oleh system fisik yang sama.

SISTEM INFORMASI AKUNTASI

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangandan trasaksi nonkeuangan yang secara  lansung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri atas tiga subsistem:

1.      System pemrosesan transaksi (transaction processing  type-TPS), yang mendukung operasi bisnis harian melaui berbagai dokumen srta pesan untuk para pengguna diseluruh  perusahaan.

2.      System buku besar/pelaporan keuangan (general ledger/financial reporting system-GL/FRS), yang menghasilkan laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas, pengembaliam pajak, serta berbagai laporan lainnya yang disyaratkan oleh hokum.

3.      System pelaporan manajemen (manajemen reporting system- MRS), yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban. Tiap subsistem ini akan dijelaskan kemudian.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi manajemen (SIM) memproses berbagai transaksi nonkeuangan yang biasanya tidak diproses oloh SIA biasa. Tabel 1-1 memberikan beberapa contoh mengenai berbagi aplikasi SIM umum yang berkaitan dengan berbagi area fungsional di perusahan. Contoh tabel 1-1

Fungsi	Contoh aplikasi SIM
produksi	Sistem pengendalian dan perencanaan produksi Sistem penjadwalan pekerjaan
keuangan	Sistm manajemen portofolio System pengangaran modal
pemasaran	Analisis pasar Pengembangan produk baru Analisi produk
distribusi	Pengaturan dan penjadwalan gudang Penjadwalan pengiriman Model pemuatan dan alokasi kendaraan
Personalia	Sistem penelusuran keahlian kerja System kompensasi karyawan

PERUBAHAN PERAN INFORMASI AKUNTANSI

Untuk memperbaiki efisiensi operasional dan mencapai keunggulan kompetitif dalam pasar, banyak perusahaan telah merekayasa ulang sisitem informasinya agar meliputiberbagai fitur SIA dan SIM. Ini berdampak pada peran trdisional akuntan karena para akuntan kini mendapat tanggung jawab untuk menyediakan data nonkeuangan yang handal. Dalam bab-bab berikutnya, akan dipelajari berbagai karateristik dalam system tradisional  dan yang rekayasa ulang, serta akan dipelajari berbagai model akuntansi alternative seperti REA (resource,events,dan agent) dan system ERP (enterpris resource planning) yang mengintegrasikan data keuangan dengan nonkeuangan.

SUBSISTEM SIA

Sementara ini akan dibahas secara singkat peran tipa subsistem, yaitu :

1.      Sitem pemrosesan transaksi

System pemrosesan transaksi penting untuk keseluruhan fungsi dari system informasi karena :

a)      Mengonversikan berbagai kegiatan ekonomi ke dalam transaksi keuangan.

b)      Mencatat berbagi transaksi keuangan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku besar).

c)      Mendistribusukan hnformasi keuangan yang penting untuk peronel operasional dalam mendukung operasi hariannya.

2.      System buku besar/pelaporan keuangan

Sistem buku besar (general ledger system-GLS) dan system pelaoran keuangan (financial reporting system-FRS) adalah dua subsistem yang earat hubungannya satu sama lain. Akan tetapi, karena interepedensi operasional keduanya, maka keduanya secara umum dipandang sebagai satu system terintegrasi GL/FRS. System pelaporan keuangan mengukur dan melaporkan kondisi sumber daya keuangan serta berbagai perubahan atas sumber daya tersebut. FRS mengkomunikasikan informasi ini terutama untuk pengguna eksternal. Jenis pelaporan ini disebut nondiskresioner karena perusahaan memiliki sedikit atau tidak memiliki sama sekali pilihan dalam informasi yang disediakannya.

SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

System pelaporan manajemen memberikan informasi keuangan internal yang dibutuhkan untuk mengelola bisnis. Laporan yang umum dihasilkan oleh MRS meliputi anggaran, lappran kinerja, analisis biaya-volume-laba, serta berbagai laporan yang menggunakan data biaya (bukan yang historis). Jenis laporan semacam ini disebut sebagai laporan deskresioner karena perusahaan dapat memilih informasi apa yang akan dilaporkan dan cara mrnyajikannya.

MODEL UMU SIA

Berbagai elemen dalam model umum adalah :

1.      Pengguna akhir.

Pengguna akhir dibagi ke dalam dua kelompok umum eksternal dan internal. Pengguna eksternal meliputi para kreditor, pemegang saham, calon investor, lembaga pemerintahan, kantor pajak, pemasok dan pelanggan. Para pengguna internal meliputi pihak manajemen di tiap tingkat dalam perusahaan, serta personel operasional. Berlawanan dengan laporan eksternal, perusahaan memiliki ukuran untuk memenuhi kebutuhan para pengguna internalnya. Meskipun terdapat beberapa konvensi dan praktik umum, laporan internal diatur terutama berdasarkan apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Data versus informasi, data adalah berbagai fakta, yang akan atau mungkin tidak diproses dan tidak memiliki pengaruh langsung atas pengguna. Sebaliknya informasi menyebabkan pengguna mengambil tindakan yang akan dilakukan atau tidak dilakukan. Informasi sering kali didefinisikan hanya sebagai data yang diproses. Informasi bagi seseorang adalah data bagi orang lain. Jadi, informasi memungkinkan penggunanya untuk mengambil tindakan dalam mengatasi masalah, mengurangi ketidakpastian, serta dalam membuat keputusan.

2.      Sumber data

Sumber data adalah berbagai transaksi keuangan yang masuk kedalam system informasi baik dari sumber internal maupun eksternal. Transaksi eksternal adalah sumber data yang paling umum untuk kebanyakan perusahaan. Transaksi ini adalah berbagai pertukaran ekonomi dengan berbagai entitas bisnis dan individu lain di luar perusahaan. Contohnya, meliputi penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, penerimaan kas, serta pengeluaran kas (termasuk untuk penggajian). Transaksi keuangan internal melibatkan pertukaran atau perpindahan menjadi barang dalam proses (work in process-WIP), penggunaan tenaga kerja dan overhead untuk barang dalam proses, konvensi WIP menjadi persediaan barang jadi serta depresiasi pabrik dan perlengkapan.

3.      Pengumpulan data

Pengumpulan data adalah tahap operasional pertama dalam system informasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa data kegiatan yang masuk ke dalam system valid, lengkap, dan bebas dari kesalahan. Terdapat dua aturan yang menentukan dalam desain prosedur pengumpulan data yaitu relevansi dan efisiensi. System informasi harus hanya menangkap data yang relevan. Pekerjaan dasar desainersistem adalah menentujan apa saja yang relevandan tidak relevan. Dia dapat melakukannya dengan menganalisis kebutuhan pengguna. Hanya data yang pada akhirnya berkontribusi pada informasi yang dianggap relevan. Tahap pengumpulan data harus didesain agar dapat menyaring berbagai fakta yang tidak relevan dari system. Prosedur engumpulan data yang efisien di desain untuk mengumpulkan data sekali saja. System informasi memiliki kemampuan pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan.

4.      Pemrosesan data

Setelah selesai dikumpulkan, data biasanya membutuhkan pemrosesan agar dapat menghasilkan informasi. Berbagai pekerjaan dalam tahap pemrosesan data berkisar dari yang sederhanahingga yang rumit.

MANAJEMEN BASIS DATA

1.      Basis data. Basis data  perusahaan adalah tempat penyimpanan fisik data keuangan dan nonkeuangan.

2.      Atribut data. Atribut data adalah bagian mendasar dari calon data yang berguna bagi basis data. Atribut adalah karateristik logis dan relevan dari suatu entitas dan yang mengenai hal apa perusahaan menangkap datanya. Berbagai atribut yang ditunjukkan dalam figure 1-6 adalah logis karena semuanya berkaitan dengan entitas yang sama-piutang usaha.

3.      Record. Record adalah serangkaian lengkap atribut untuk satu kejadian dalam suatu kelas entitas. Contohnya, nama, alamat, adan saldo pelanggan adalah satu kejadian dalam kelas piutang uasaha. Untuk menemukan record tertentu dalam basis data, maka pengguna harus dapat mengidentifikasikannya secara unik. Kunci untuk record piutang usaha adalah nomor rekening pelanggan. Ini adalah satu-satunya pengidentifikasiaan unik dalam kelas record tersebut. Berbagai atribut lainnya memiliki berbagai nilai yang bias saja berada dalam kelas record tersebut. Berbagai atribut lainnya memiliki berbagai nilai yang bias saja berada dalam record-record lainnya.

4.      File. File adalah serangkaian record yang lengkap dari suatu kelas yang identik. Contohnya, semua record piutang usaha dari suatu perusahaan akan membentuk file piutang usaha. Dalam cara yang hamper sama, file dibentuk untuk kelas-kelas lain dari record seperti untuk persedian, piutang usaha, dan penggajian. Basis data perusahaan adalah keseluruhan kumpulan berbagai file semacam itu.

5.      Pekerjaan manajemen basis data.

Melibatkan tiga pekerjaan dasar yaitu penyimpanan, penarikan, dan penghapusan, penarikan adalah pekerjaan mencari dan mengekstraksi record yang ada dari basis data untuk diproses. Penghapusan adalah pekerjaan untuk secara permanen memindahkan berbagai record yang using atau redundan dari basis data.

PEMBUATAN INFORMASI

Pembuatan informasi adalah proses menyusun, mengatur, menformat, dan menyajikan informasi ke para pengguna. Informasi dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan, laporan yang terstruktur, atau sebuah pesan dalam layar computer. Apapun bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki berbagi karateristik berikut ini :

1.      Relevan. Isi dari suatu laporan atau dokumen harus bekerja untuk suatu tujuan. Ini dapat berupa dukungan bagi keputusan manajer atau untuk pekerjaan staf administrasi.

2.      Tepat waktu. Umur informasi adalah factor yang sangat penting dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak melebihi periode waktu dari tindakan yang didukungnya. Conthnya, jika seorang manajer mmbuat keputusan secara harian untuk membeli persediaan dari pemasok berdasarkan laporan status persediaan, maka informasi tersebut dalam laporan tidak boleh lebih dari atu hari.

3.      Akurasi. Informasi harus bebas dari kesalahan yang signifikan. Akan tetapi, signifikasi adalah konsep yang sulit untuk diukur. Konsep ini tidak akan memiliki nilai absolute, ini adalah konsep yang sangat bergantung pada masalahnya. Kadang kita harus mengorbankan akurasi yang absolute untuk mendapatkan informasi yang akurat. Oleh karenanya, dalam menyediakan informasi desainer system harus mencari keseimbangan yang seakurat mungkin dengan ketetapan waktu yang memadai agar berguna.

4.      Kelengkapan. Semua informasi yang penting bagi sebuah keputusan atau pekerjaan harus ada. Contohnya, sebuah laporan harus menyediakan semua perhitungan yang dibutuhkan dan menyajikan pesannya secara jelas serta tidak ambigu.

5.      Ringkas. Informasi harus diumpulkan deduai dengan kebutuhan pengguna. Para manajer dalam tingkat yang lebih rendah cenderung membutuhkan informasi yang sangat terperinci. Ketika informasi mengalir melalui perusahaan hingga ke pihak manajer puncak, maka informasi akan makin ringkas.

UMPAN BALIK

Umpan balik (feedback) adalah suatau bentuk outpiut yang dikirim kembali ke system sebagai sumber data. Umpan balaik dapat bersifat internal atau eksternal dan digunakan untuk memulai atau mengubah proses. Contohnya, laporan status persediaan akan memperingatkan staf pengendali persediaan bahwa suatu barang persediaan telah jatuh kea tau di bawah, tingkat minimum yang dijijnkan.

TUJUAN SISTEM INFORMASI

Tiap perusahaan harus menyesuaikan sistem informasi dengan kebutuhan penggunanya. Terdapat tiga tujuan dasar yang umum didapati di semua system. Tujuan-tujuan tersebut adalah :

1.      Mendukung fungsi penyediaan pihak manajemen. Administrasi mengacu pada tanggung jawab pihak manajemen untuk mengelola dengan baik sumber daya perusahaan.

2.      Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen. System informasi memberikan pihak manajemen informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan tersebut.

3.      Mendukung operasional harian perusahaan. System informasi menyediakan informasi bagi para personel operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara yang efisin dan efektif.

PEMEROLEHAN SISTEM INFORMASI

1.      Mengembangkan system yang disesuahkan dari awal melaui aktivitas pengembangan system internal.

2.      Membeli system komersial yang siap pakai dari para vendor piranti lunak. Perusahaan yang lebih besar dengan kebutuhan yang lebih unik serta sering kali berubah harus melakukan pengembangan secara internal.perusahaan yang lebih kecil dan lebih besar dan yang telah memiliki kebutuhan informasi yang distandarisasi adalah pasar utama untuk piranti lunak komersial. Tiga jenis piranti lunak yang tersedia adalah :

a)      System siap pakai adalah system jadi dan teruji serta siap untuk diimplementasikan. Biasanya system ini adalah system umum atau system yang disesuaikan untuk industry tertentu.

b)      System tulang punggung, terdiri dari struktur system dasar dimana system akan dikembangkan. Logika pemrosesan utamanya telah deprogram terlebih dahulu dan vendor kemudian mendesain antar muka pengguna agar sesuai dengan kebutuhan klien yang berbeda-beda.

c)      System yang didukung vendor adalah system yang disesuaikan dan dibeli perusahaan secara komersial sebagai ganti dikembangkansendiri secara internal. Berdasarkan pendekatan ini, vendor piranti lunak akan mendesain, mengimplementasikan, serta memelihara system untuk kliennya,

SEGMEN BISNIS

Ada beberapa cara untuk mengatur segmentasi perusahaan. Tiga pendekatan yang paling umum meliputi segmentasi berdasarkan :

1.      Lokasi geografis

2.      Lini produk

3.      Fungsi bisnis

SEGMENTASI FUNGSIONAL

Segmentasi berdasarkan fungsi bisnis adalah metode pengaturan yang paling umum. Sebagai gambaran, asumsikan sebuah perusahaan manufaktur yang menggunakan berbagai sumber daya berikut : bahan baku, tenaga kerja, modal keuangan, dan informasi.

MANAJEMEN BAHAN BAKU

Tujuan dari manajemen bahan baku adalah merencanakan dan mengendalikan persediaan bahan baku perusahaan. Manajemen bahan baku memiliki tiga subfungsi :

1.      Pembeliaan adalah tangung jawab untuk memesan persediaan dari berbagai pemasok ketika tingkat persediaan jatuh ke titik pemesanan ulang. Sifat dari pekerjaan ini bervariasi antar perusahaan. Dalam beberapa kondisi, pembelian kepemasok yang ditunjuk. Di kondisi lainnya, pekerjaan ini melibatkan permintaaan penawaran dari berbagai penjual yang bersaiang. Sifat bisnis serta jenis persediaan menentukan sejauh mana fungsi suatu bagian pembelian.

2.      Penerimaan adalah pekerjaaan menerima persediaan yang sebelumnya dipesan oleg bagian pembelian. Aktivitas penerimaan meliputi perhitunhan dan pemeriksaan kondisi fisik berbagai barang ini. Penerimaan adalah peluang pertama, dan mungkin satu-satunya bagi perusahaan untuk mendeteksi kiriman yang tidak lengkap dan barang yang rusak sebelum dimasukkan ke dalam proses produksi.

3.      Penyimpanan merupakan aktivitas penyimpanan berbagai persediaan yang diterima dan pelepasan sumber daya ini kedalam proses produksi ketika dibutuhkan.

Produksi

Aktivitas produksi terjadi di siklus konversi dimana bahan baku mentah, tenaga kerja, dan aktiva pabrik digunakan untuk membuat produk jadi. Berbagai aktivita tertentu ditentukan berdasarkan sifat produk yang diproduksi. Secara umum, aktivitas-aktivitas tersebut terbagi dalam dua kelas aktivitas pendukung produksi. Tetapi tidak terbatas pada, berbagai jenis aktivitas berikut ini :

1.      Perencanaanproduksi yang melibatkan penjadwalan arus bahan baku, tenaga kerja, dan mesin untuk secara efisien memenuhi kebutuhan produksi. Kegiatan ini membutuhkan informasi mengenai status pesanan penjualan, persediaan bahan baku, persedian barang jadi, serta ketersediaan mesin dan tenaga.

2.      Pengendalian kualitas memantau proses produksi di berbagai tahap bentuk memastikan bahwa produk jadi memenuhi standar kualitas perusahaan. Pengendalian kualitas yang efktif dapat mendeteksi masalah sedini mungkin untuk memungkinkan tindakan perbaikan. Kegagalan dalam melakukan hal ini dapat mengakibatkan banyak bahan baku dn tenaga kerja yang terbuang sia-sia.

3.      Pemeliharaan menjaga berbagai mesin dan fasilitas produksi lainnya agar berjalan dengan baik. Proses produksi bergantung pada pabrik serta perlengkapannya dan tidak menoleransi kerusakan apapun dalam periode puncak produksi. Oleh karenanya, kunci dari pemeliharaan adalah pencegahan-menyingkirkan perlengkapanyang dijadwalkan dari operasi untuk dibersihkan, diservis, dan diperbaiki.

Pemasaran

Pasar perlu mengetahui dan memilki akses ke berbagai produk perusahaan. Fungsi pemasaran berhubungan dengan berbagai masalah strategi promosi, periklanan, dan riset pasar produk. Padad tingkat operasioanal, pemasaran melakukan berbagai aktivitas rutin seperti memasukkan pesanan penjualan.

Distribusi

Distribusi adalah aktivitas untuk membuat produk sampai ke tangan pelanggan setelah adanya penjualan. Banyak yang dapat terjadi sebelum pelanggan mengambil alih kepemilikan dari suatu produk. Lamanya waktu antara memaksukkan dengan memenuhi pesanan, pengiriman yang salah, atau barang yang rusak dapat mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan serta hilangnya penjualan.

Personalia

Karyawan yang kompeten dan handal adalah sumber daya yang berharga bagi sebuah perusahaan. Tujuan dari fungsi personalia adalah untuk mengelola secara efektif sumber daya ini. Fungsi personalia yang dikembangkan secara lengkap meliputi perekrutan, pelatihan, pendidikan lanjutan, konsiltasi evaluasi, hubungan ketenagakerjaan, dan administrasi kompensasi.

Keuangan

Berfungsi mengelola sumber daya keuangan perusahaan melalui aktifitas perbankan dan perbendaharaan, manajemen portofolio, evaluasi kredit, pengeluaran dan penerimaan kas, mencatat arus kas harian yang masuk dan keluar dari perusahaan.

FUNGSI AKUNTANSI

Mengelola sumber daya informasi keuangan perusahaan.

Fungsi ini mempunnyai dua peran penting di pemrosesan transaksi, yaitu:

1.      Akuntansi menangkap dan mencatat berbagai pengaruh keuangan dari berbagai transaksi keuangan.

2.      Akuntansi mendistribusikan informasi transaksi ke personal operasional untuk mengkoordinasikan banyak dari tugas mereka.

Nilai Informasi

Tujuan informasi adalah untuk mengarahkan kepada pengguna ke tindakan yang seharusnya. Nilai informasi bagi pengguna ditentukan berdasarkan keandalannya ( reliability ). Agar hal ini dapat terjadi, informasi harus relevan, akurat, lengkap, ringkas, dan tepat waktu. Jika informasi yang diberikan tidak andal maka, tidak memiliki nilai dan penggunaan sumber daya akan menjadi sia-sia

Independensi Akuntansi

Keandalan informasi sangat tergantung pada konsep independensi akuntansi. Keputusan pengguna yang efektif membutuhkan informasi penting oleh sumber yang independen untuk memastikan integritasnya.

FUNGSI LAYANAN KOMPUTER

Fungsi layanan computer berkaitan dengan sumber daya informasi. Berbagai aktivitasnya dapat diatur dalam sejumlah cara yang berbeda.

Adapun unsure-unsur yang eksterm dalam fungsi layanan computer adalah:

1.      Pemrosesan Data Terpusat (centralized data processing)

Semua data dilakukan oleh satu atau lebih computer besar yang ditempatkan di sebuah lokasi pusat dan melayani para pengguna di seluruh perusahaan. Fungsi layanan computer biasanya diperlakukan sebagai pusat biaya yang biaya operasionalnya dibebankan kembali kepada para pengguna akhirnya.

2.      Administrasi Basis Data

Perusahaan yang diatur secara terpusat memelihara sumberdaya datanya dalam lokasi terpusat yang digunakan bersama oleh pengguna akhir.

3.      Pemrosesan Data

Kelompok pemrosesan data mengelola sumberdaya computer yang digunakan untuk pemrosesan rutin transaksi. Ini terdiri atas berbagai fungsi organisasional berikut:

-          Pengendalian data ( data control ) : sebagai perantara antara pengguna akhir dengan pemrosesan data.

-          Konversi data (data conversion)     : menyalin data transaksi dari bentuk dokumen kertas ke dalam media magnetis / disket yang sesuai untuk diproses oleh computer.

-          Perpustakaan data ( data library )                : Ruang yang bersebelahan dengan pusat computer dan yang menyediakan tempat penyimpanan yang aman bagi file data yang tidak aktif

4.      Pengembangan dan Pemeliharaan Sistem

Kebutuhan sistem informasi para pengguna dipenuhi melalui dua fungsi yang saling berhubungan. Para partisipan dalam pengembangan sistem meliputi :

-          Professional sistem meliputi analisis sistem, desainer basis data, dan pemograman yang mendesain dan membangun sistem. Hasil usaha mereka adalah sistem informasi yang baru.

-          Pengguna akhir adalah bagi siapa sistem dibangun. Mereka adalah para manajer yang menerima lpaoran dari sistem dan para personel operasional yang bekerja secara langsungdengan sistem tersebut sbagai tanggungjawab harian mereka.

-          Pemegang kepentingan adalah orang-orang yang memiliki kepentingan atas sistem tersebut tapi bukan pengguna akhirnya. Meliputi: akuntan,auditor internal dan eksternal, dan pihak lain yang mengamati perkembangan sistem.

5.      Pemrosesan Data Terdistribusi

Alternative dari model terpusat adalah konsep pemrosesan data terdistribusi ( distributed data processing - DDP). DDp melibatkan pengaturan ulang fungsi layanan computer menjadi unit pemrosesan informasi (information processing unit – IPU) kecil yang didistribusikan ke para pengguna akhir dan ditempatkan di bawah kendali mereka. IPU dapat didistribusikan berdasarkan fungsi bisnis, lokasi geografis. Dalam tahun-tahun terakhir ini, DDP telah menjadi kemungkinan ekonomi dan operasional dan telah mengubah secara revolusioner operasi bisnis.

Kelemahan DDP :

-          Hilangnya kendali

-          Perusakan jejak audit

-          Pemisahan pekerjaan yang tidak memadai

-          Peningkatan potensi kesalahan pemograman dan kegagalan sistem

-          Kurangnya standart

Keuntungan DDP :

-          Penghematan biaya

Mikrokomputer dan minicomputer yang canggih tetapi mahal,yang dari segi biaya efektif untuk melakukan fungsi khusus, telah mengubah nilai nilai ekonomi pemrosesan data secara dramatis. Perpindahan ke DDP dapat mengurangi biaya dalam dua area lainnya:

1) data dapat dimasukkan dan diedit dalam IPU, dan

2) kompleksitas aplikasi dapat dikurangi.

-          Peningkatan kepuasan pengguna

Hal ini didasarkan dari tiga area kebutuhan yang seringkali dibiarkann tak terpenuhi dalam pendekatan terpusat:

1)pengguna berkeinginan untuk mengendalikan sumberdaya yang mempengaruhi profitabilitasnya

2)pengguna menginginkan professional sistemyang responsive sesuai situasi pengguna.

3)pengguna ingin terlibat lebih aktif dalam pengembangan dan implementasi sistem yang digunakannya.

-          Peningkatan efisiensi operasional.

EVALUASI MODEL SISTEM INFORMASI

1. Model Proses Manual

Adalah bentuk sistem yang paling tua dan paling tradisional. Sistem ini terdiri dari berbagai kegiatan, sumberdaya,dan personel fisik yang merupakan ciri banyak proses bisnis. Meliputi: pencatatan pesanan,penggudangan bahan baku, produksi barang untuk dijual,pengiriman barang ke pelanggan, penempatan pesanan ke pemasok.

2. Model File Datar

Menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan file lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemrosesan datanya dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui sistem terintegrasi.

Masalah signifikan dalam file datar adalah:

-          Penyimpanan data : sistem informasi yang efisien hanya menangkap dan menyimpan data sekali serta membuatnya menjadi sebuah sumber yang tersedia bagi semua pengguna yang membutuhkannya.

-          Pembaruan data         : perusahaan memilki banyak sekali data yang disimpan dalam berbagai file dan yang membutuhkan pembaharuan berkala untuk mencerminkan berbagai perubahan.

-          Kekinian informasi     : Jika informasi yang baru tidak disebarkan secara tepat, perubahan tersebut tidak akan tercermin dalam data pengguna, hingga mengakibatkan adanya keputusan yang didasarkan pada informasi yang kadaluwarsa.

-          Dependensi pekerjaan-data : adalah ketidakmampuan penggunanya untuk mendapatkan tambahan informasi ketika kebutuhan pengguna tersebut berubah.

-          File flat membatasi integrasi data : strukturisasi semacam ini dapat tidak memasukkan atribut data yang berguna bagi pengguna lainnya, sehingga menghambat keberhasilan integrasi data di perusahaan.

3. Model Basis Data

Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file datar dengan mengimplementasikan model basis data untuk manajemen data. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui sistem manajemen basis data (database management sistem-DBMS). DBMS adalah peranti lunak sistem khusus yang deprogram untuk mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya.

4. Model REA

Adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan sumber daya (resources), kegiatan (events), pelaku (agents). Kemajuan dalam teknologi basis data telah berfokus pada ketertarikan yang baru pada REA sebagai alternative praktis untuk kerangka kerja akuntansi yang klasik.

-          Sumber daya : didefinisikan sebagai berbagai objek yang tidak mudah didapat serta di bawah kendali perusahaan.

-          Kegiatan          : fenomena yang mempengaruhi berbagai perubahan dalm sumber daya. Kegiatan bernilai ekonomi adalah elemen informasi yang sangat penting dalam sistem akuntansi serta harus ditangkap dalam bentuk yang sangat terperinci untuk menyediakan basis data yang lengkap.

-          Pelaku             : pihak dalam dan luar perusahaan dengan kemampuan untuk memilih sendiri menggunakan atau membuang sumber daya yang bernilai ekonomi.

Rea adalah model konseptual,bukan fisik. Akan tetapi, banyak dari prinsipnya dapat ditentukan dalam sistem basis data lain yang lebih canggih. Aplikasi dari filosofi REA yang paling berharga dapat dilihat dalam sistem pembuatan ERP.

5. Sistem ERP

Perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resourse planning) adalah model sistem informasi yang memungkinkanperusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagaia proses bisnis utamanya. Implementasi sistem ERP dapat berupa pengambilalihan besar-besaran, hingga dapat memakan waktu beberapa tahun. Karena kompleksitas dan ukurannya, sedikit perusahaan yang bersedia atau dapat menyediakan sumber daya keuangan serta fisik dan menanggung resiko untuk mengembangkan sistem ERP secara internal. Jadi, semua ERP adalah produk komersial. Paket peranti lunak ERP sangatlah mahal,tetapi penghematan dari segi efisiensi akan sangat signifikan.

PERAN AKUNTAN

1. Akuntansi Sebagai Pengguna

Fungsi akuntansi adalah pengguna layanan computer yang terbanyak. Sebagai pengguna akhir, para akuntan harus menyediakan gambaran yang jelas mengenai berbagai kebutuhan mereka pada para ahli yang mendesain sistem mereka. Penyebab utama kesalahan desain yang mengakibatkan kegagalan sistem adalah akibat dari tidak adanya keterlibatan pengguna.

2. Akuntansi Sebagai Desainer

Tanggung jawab desain sistem dibagi antara akuntan dengan ahli computer. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas sistem konseptual, melibatkan spesifikasi criteria untuk mengidentifikasi pelanggan yang lewat masa bayar dan informasi yang perlu dilaporkan akuntan menentukan sifat dari informasi yang dibutuhkan, sumbernya, tujuannya,serta kebijakn yang perlu diterapkan. Dan fungsi computer sebagai sistem fisiknya adalah media dan metode untuk menangkap dan menyajikan informasi tersebut.

3. Akuntan Sebagai Auditor Sistem

Audit adalah bentuk dari pembuktian independen yang dilakukan oleh ahli auditor yang menyatakan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan yang dihasilkan secara internal bergantubg langsung pada validasi oleh auditor ahli yang independen.

-          Audit eksternal : sebagai auditor sistem terbatas pada fungsi pembuktian dan yang dijelaskan sebelumnya. Jasa kepastian adalah layanan professional, termasuk fungsi pembuktian,dan yang di desain untuk meningkatkan kualitas informasi baik yang keuangan maupun nonkeuangan, yang digunakan oleh para pembuat keputusan.

-          Audit Internal    : adalah fungsi penilaian yang berada dalam perusahaan. Auditor internal mel`kukan banyak sekali aktivitas atas nama perusahaan, termasuk melakukan audit laporan keuangan, mempelajari kesesuaian operasional perusahaan dengan kebijakan perusahaan, mengkaji kesesuaian perusahaan dengan kewajiban hokum, mengevaluasi efisiensi operasional, mendeteksi dan mengejar pelaku penipuan dalam perusahaan serta melaksanakan audit.

Perbedaan antara audit eksternal dan internal adalah konstituennya. Auditor eksternalmewakili pihak ketiga dari luar. Sementara audit internal mewakili pihak kepentingan pihak manajemen.




For this journal from http://tugasdanbelajar.blogspot.co.id/2012/10/sistem-informasi-akuntansi-accounting.html