SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Latar Belakang

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembanganini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari paramanajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.

Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis seperti terlihat pada Sebagai tambahan, juga dibahas mengenai dampak atau pengaruh etika

dan sosial dari sistem informasi.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Dalam suatu pemahaman yang sederhana Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang   menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

SIM juga dapat didefinikasn; sebagai jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (teritegrasi) dengan maksud memberikan informasi yang  bersifat intern maupun eksteran kepada manajemen untuk mengambil keputusan

Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”

Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal.

Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai: Sistem Informasi Manajemen.

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu:

- aktivitas masukan (input),

- pemrosesan (processing),

- keluaran (output).

Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis. permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru.

Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.

Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentukyang lebih memiliki arti.

Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya.

Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti, ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer, di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya.

Komputer danperangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat,

dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai

sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi.

Program komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkatinstruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan informasi.

Peran manajer Sistem Informasi

1. Menyelaraskan strategi bisnis dan SI secara dua  arah

2. Menciptakan hubungan yang efektif dengan  manajemen lini

3. Merencanakan, merancang dan mengimplementasikan  sistem-sistem baru

4. Membangun dan mengelola infrastruktur

5. Meningkatkan keahlian organisasi SI

6. Mengelola kerjasama dengan pemasok

7. Membangun kinerja yang tinggi

8. Mendisain ulang dan mengelola organisasi SI

Peran Dulu	Peran Sekarang
80% pengetahuan teknikal Berorientasi pada teknologi Penekanan pada efisiensi	80% pengetahuan bisnis Berorientasi pada manusia Penekanan pada kompetisi

Pengguna Sistem Informasi Manajemen

Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen ini

dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan  yaitu:

1.  Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning);

merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran Menteri, para eselon I, di mana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasilingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan

penentuan strategi organisasi.

2..Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control);

yang dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah, mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini misalnya adalah Pejabat Eselon II, Kepala Kantor Wilayah, Kepala Dinas, dan Eselon III, Kepala Bagian/Bidang.

3. Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control)

merupakan manajer tingkat bawah misalnya eselon IV dan V, bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan olehmanajer tingkat menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatan organisasi.

Tipe Keputusan Manajemen

Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakanmanajemen di dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran.

Tipe Keputusan manajemen :

•         Keputusan terprogram (programmed decision) atau keputusan terstruktur (structured decision).

•         Keputusan setengah terprogram (semi-programmed decision) atau keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision).

•         Keputusan tidak terprogram (nonprogrammed decision) atau keputusan tidak terstruktur (unstructured decision).

Tipe Informasi

Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe informasi:

·         Informasi pengumpulan data (scorekeeping information)

1.    berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan: "Am I doing well or badly?" .

2.    berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.

·         Informasi pengarahan perhatian (attention directing information)

1.    membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan, ketidakefisienan dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan: "What problem should I look into?" .

2.    membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

·         Informasi pemecahan masalah (problem solving information)

1.    merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahn yang dihadapinya. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan: "Of the several ways of doing the job, which is the best?"

2.    biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

Sejarah SIM

Pada tahun 1960-an, sebagian besar perusahaan besar mengatasi kesulitan penerapan computer awal mereka. Hal itu terasa sulit karena organisasi-organisasi tersebut telah mengumpulkan volume data yang sangat banyak selama bertahun-tahun dan diperlukan banyak usaha untuk menempatkan data dalam bentuk yang dapat diterima computer. Pengetahuan tentang computer dalam perusahan terbatas pada sebagian kecil spesialis informasi yang tidak memiliki pengalaman nyata dalam mngarahkan penerapan melalui langkah-langkah dari hidup system. Pencapaian berlangsung lambat dengan trial and error.

Pada masa-masa sukar itu computer diterapkab dengan cara yang sama seperti keydriven danpuncheed card machine dalam melaksanakan penglahan data, tugas SIA terdefinisikan dengan baik terutama dalam mempengaruhi departemen akuntansi perusahaan.  Penerapan computer pada intinya mengubah tata cara lama kedalam bentuk computer. Karena menejer kurang mengerti menegemen spesialis informasi memutuskan bahwa satu-satunya pemecahan adalah merancang dan menerapkan system yang menghasilkan informasi yang mereka fakir diperlukan menejer.. Setelah itu manajer menggunakan computer .Spesialis informasi padaakhitnya mempelajari dasar-dasar menejemen dan dan cra bekerja dengan menejer dalam merancang system informasi. SIM dirancang ulang sehingga lebih mendekati kebutuhan menejer dan SIM akhirnya menjadi suatu area aplikasi computer yang utama.

Definisi SIM

A.   Sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi pemakai  dengan    kebutuhan yang serupa  (Raymond mcLeod, jr)

B.   Integrasi manusia/mesin guna menyediakan informasi untuk mendukung fungsi operasional manajemen & pengambilan keputusan pada suatu organisasi (Gordon B. Davis)

Elemen-elemen SIM :

1.    Hardware

2.    Software

3.    Procedure

4.    Database

5.    Personel

Tugas SIM :

Menyediakan informasi pemecahan masalah bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. (sekelompok Manajer)

Tujuan SIM :

Memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub unit organisasional perusahaan (subunit dapat disasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen).

Kelemahan SIM :

Kelemahan utama SIM adalah tidak mengarah pada kebutuhan khusus dari pemecag masalah perorangan.Sangat sering SIM tidak menyediakan secara tepat informasi yang diperlukan untuk memecahkan masalah setelah masalah itu diidentifikasi dan diketahui.

Karasteristik SIM :

1. SIM membantu manajer secara terstruktur.
2. SIM dirancang untuk memberikan laporan operasional sehari-hari.
3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan.                          
4. SIM membutuhkan perencanaan yang matang.

Keahlian Manajemen Dalam SIM

1. Keahlian Komunikasi                               

Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajer lain ditingkat yang sama dan dengan orang-orang diluar perusahaan. Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis.                                                                                           

2.    Keahlian Pemecahan Masalah

Manajer juga memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.

Pengetahuan Manajemen Dalam SIM

1.    Mengerti Komputer

Pengetahuan ini mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, memahami keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu menjadi seorang programmer)

2.    Mengerti Informasi

Meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatankesempatandan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintahPenyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksiinstruksidari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnyaperaturan pemerintah